通过落实责任,以责任方的角度出发,确保工作中消息传递/任务传递成功的工作方法。
一个人,有需求发送给其他人,并期望一个结果的情况。
在工作中,与人交接经常会出现一些情况:
发生这样问题的原因,可以从几个角度拆解:
实践中,我们发现大部分情况下问题都源自于2,属于信息误差。所以为了尽量避免2的产生,就产生了当前课题与模型。
学会本模型,好处有:
我们的目的时降低信息误差,先单纯的看信息误差的参与者以及他们的关系。 有:
信息本身是客观的,但发送者的表达是主观的,接受者的理解也是主观的。
所以为了该题可解,我们强制确定了责任,制定了第一条规则:
举例:如果领导布置了一个任务,员工没有理解就开始做,责任在领导。
因为只有把其中一方的信息作为参考系,才能对比出接受者理解的信息是否产生了误差。 同时又因为,大多数情况下,发送信息的人拥有更多的信息、经验或能力。
当我们确定了信息误差的责任人是信息发送者后,我们就可以以发送者的角度出发讨论该问题,接下来用:“我”。 当我想要发送任务,且不希望发送任务有信息误差时,我会进行如下步骤:
因为难度是“主观”的,比如:“帮我买个西瓜”,有的人有挑选西瓜的独家秘诀,此时安排的人如果“不知道”,则完成的任务就变得“很难”。
已知命题:
人的思想不可观测
所以,执行者是不可能在我没有阐述清楚任务期望的情况下,知道我在想什么的。
这也是责任人一定要是发送者的原因。
自然的,当我分析一个任务时,我就会思考我脑海中的评判标准是否“普世”的,哪怕是“普世”的,经常也会出问题,因为这是“我的常识”,而不是“执行者的常识”。
所以当发送一个任务时,通常都需要发送者描述“目的与预期”。
这样还有一个好处,当我作为发送者,在发送任务时被强制要求思考“目的”与“预期”时,就变相强制我检查一遍“需求是否合理”。
举例,音乐或者美术是偏感觉的,作为非专业和的需求发起者,我很难用专业的角度去干预制作。
此时,我就会说清楚我会用在哪里,希望达到什么样的感觉,至于专业方面,我会完全相信专业老师,保持闭嘴,最终以“自己的感觉来验收”。
再举例,我要分派一个系统任务给系统策划设计,此时我会阐述清楚为什么要有这个系统,以及我希望这个系统达成的目的。这样就能够让执行者参与思考,避免纯粹的成为“执行”。
但最终的好处,是消除信息误差,确保执行者理解我的意图,减少不避免的返工与事故。
得到回复有两种情况:
哪怕再简单的一个任务,如果我期望一个结果,那么我就需要得到回复,比如“你什么时候完成,我到时候来找你。”
其中“什么时候”是关键,
这不是绩效,不怕延迟,但一个人一旦答应你了具体时间,责任就变得十分明确,哪怕拖延,也可以清楚的知道次数,如果次数过多,就说明有问题。
反之,如果一个发送者,没有强迫询问一个预期时间,在该模型中,属于发送者的失败,这代表发送者没有将责任落实到位。
有许多萌新在工作中,以为“我只要告诉对方”就是任务的完成。
这是十分糟糕的做法,一定会引发很多推卸责任的情况。
有时候,会遇到比较难缠的对手,他说“我需要研究,但我不确定时间。”
此时,也不要着急,我们把时间换成和他约定的“那我周三晚上再来问问你进度。”
虽然你多次询问的进度可能得到的答案都一样,但这无形给了对方进度压力,避免划水的情况。
但要注意,一个健康的商业团队不应该存在“无确定时间”这种情况。
我们不是搞科研,也不是搞慈善,员工每一天都是有成本的。
这里分两种情况:
如果是普通的执行任务,我仅仅需要对方回答一个预期时间,如果我判断不合理,会询问不合理的原因,然后再决定是否干涉。
如果是需要研究的课题任务,那通常我需要让执行者回答:“课题步骤”与“需求理解”,并同时填写可选项“课题疑问”。
通过观察执行者设计的“课题步骤”,可以理解他的研究方向是不是对的。如果有必要,就以每个步骤作为一个节点验收一次,以免问题的研究路径出现偏差。
通过观察“需求理解”,让执行者重新阐述一遍他理解的任务,就可以确认信息传递是准确的。
至于课题疑问,则是看是否需要开个会再给执行者讲一遍该任务的情况。
通常大部分情况下,任务都是简单的,只用确认一个完成时间即可,这是必须的,也是最容易被忽略的。
少部分情况下,任务具备一定难度,就需要反复确认信息发送的准确性,从最终结果看,一定是“省了时间”的,并不会浪费时间。这部分内容可以具体参考后续出的“探索模型”,有对应的现成模板,专门针对复杂任务。
这套机制的建立,就是为了避免这种情况产生。
还有另一种情况,如果你是接收方:
这套工作法的最佳实践是融入到工作流程里,平时布置任务的工作流里会强制要求这个流程,在每一个可能有误解的任务中都避免信息误差。
无